Es muss kein VW Passat, Audi A6 oder eine Mercedes E-Klasse als Dienstfahrzeug sein. Besonders in größeren Städten erreicht man mit dem Rad oftmals viel schneller sein Büro. Als ernst zu nehmende Alternative wurden Fahrräder allerdings lange nicht betrachtet, weil Diensträder nur für Geschäftsfahrten genutzt werden durften, für den Weg nach Hause oder für Freizeitaktivitäten aber nicht.

Inzwischen ist das Dienstfahrrad dem Dienstauto jedoch steuerlich gleichgestellt und eine private Nutzung unter Anwendung der Ein-Prozent-Regelung erlaubt. Dabei müssen Dienstfahrzeugnutzer ein Prozent des Bruttopreises ihres Gefährts als monatliche Einnahmen versteuern – auch das Dienstrad gilt als Form der Gehaltsumwandlung beziehungsweise der Mitarbeitermotivation.

Einige große Unternehmen wie Bayer oder DHL bieten inzwischen ihren Angestellten eine ganze Fahrradflotte als Alternative zum Dienstauto an. So fördert der Arbeitgeber nebenbei auch die Mobilität und Fitness des Mitarbeiters. Zudem können Unternehmen in ihrer Außenwirkung vom positiv besetzten Image des Fahrrades profitieren.

Wer bislang als Angestellter nicht damit gerechnet hat, an ein teures Rennrad oder Carbonrad zu kommen, dem kann die Regelung nun eine Tür öffnen. Denen, die ohnehin mit einem Rad geliebäugelt haben, spendiert der Staat gewissermaßen einen Teil des Kaufpreises. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich die Kosten teilen, sie können es aber natürlich auch jeweils selbst finanzieren.

Wenn der Angestellte Kosten übernimmt, dann wird ein Teil seines Bruttogehalts für die monatliche Ratenzahlung oder die Leasinggebühr abgezweigt. Damit wandelt der Arbeitnehmer einen kleinen Teil seines Entgelts in eine Sachleistung um und spart Steuern und Sozialabgaben. Am größten ist die Ersparnis für den Angestellten natürlich, wenn der Arbeitgeber die Anschaffungskosten übernimmt. Wer sein Firmenvelo mit anderen teilen möchte, sollte dies vorher mit dem Arbeitgeber klären und am besten schriftlich in einer Vereinbarung festhalten.

Die Dienstradregelung schließt jedes Fahrrad mit Pedalantrieb ein, auch E-Bikes. Die Räder mit Elektroantrieb bieten sich besonders als Firmenvelo an, denn auf ihnen kommt man auch im Anzug kaum ins Schwitzen. Allerdings können nicht alle elektrisch unterstützten Fahrräder als Diensträder genutzt werden. Eine Ausnahme bilden S-Pedelecs, da sie mit ihrer Motorunterstützung bis 45 km/h nicht mehr als Fahrrad, sondern als Kraftfahrzeug gelten.

Man kann die schnellen E-Bikes dann natürlich zum "Dienstkraftfahrzeug" machen. Damit gilt dann eine weitere Regelung: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz werden als zusätzlicher geldwerter Vorteil betrachtet und mit 0,03 Prozent des Kaufpreises pro Entfernungskilometer auf das Bruttogehalt aufgeschlagen.

Das firmeneigene Fahrrad, das man nun auch privat nutzen kann, muss selbstverständlich den Vorschriften der Straßenverkehrs-Zulassungsordnung entsprechen, also eine Klingel, zwei Bremsen, Beleuchtung, Rücklichter und Reflektorstreifen haben. Was mit dem Fahrrad verbunden ist, zählt zur Ausstattung und wird daher als Bestandteil der Anschaffungskosten betrachtet. Dazu zählt auch der Akku eines E-Bikes. Dagegen sind eine Fahrradtasche, Regenbekleidung oder ein Helm Zubehör und müssen vom Angestellten privat angeschafft werden. Das Fahrradschloss bildet eine Ausnahme: Hier gibt es keine rechtliche Regelung über den Träger der Kosten.

Die Reparatur- und Wartungskosten eines Dienstrades können vom Arbeitgeber übernommen werden oder sind in Form eines Reparaturkostenschutzes im Leasingangebot enthalten. Ansonsten ist der Arbeitnehmer in der Verantwortung, sich um Wartung und Reparatur zu kümmern.